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Comité logistique

21 septembre 2011

Constituer un comité logistique en six étapes !

Voici six étapes simples afin de vous permettre de constituer un « comité logistique » :

1. Déterminer un responsable pour le comité

Voir la section « comité mobilisation » pour plus de détails

2. Définir le cadre logistique du projet

Réaliser une liste détaillant quels sont les besoins et les contraintes logistiques entourant votre projet. Ceux-ci changent beaucoup selon la nature du projet sélectionné.

Par exemple :

  • Prévoir un itinéraire à pied, à bicyclette ou en autobus scolaire et calculer le temps du parcours
  • Évaluer vos besoins en matériel et/ou en service et s’il y a des coûts rattachés à ceux-ci :
    • Du matériel artistique dans le cas d’une oeuvre engagée
    • Une scène, un décor, des costumes dans le cas d’une pièce engagée
    • De la signalisation et des véhicules de soutien dans le cas d’un mouvement de masse
    • Un accès à l’électricité, des outils, etc.
    • Obtenir la permission du service de police local
    • Etc.
  • Déterminer s’il est nécessaire de prévoir des mesures de sécurité (si vous êtes nombreux la réponse est certainement oui) :
    • Des outils de communication en cas d’urgence (téléphones portables, Walkies-talkies, etc.).
    • Des secouristes et des trousses de premier soin.
    • Des personnes ressources facilement identifiables afin d’encadrer le bon déroulement de l’action citoyenne et de pouvoir répondre aux questions des participants.
    • Un plan en cas d’urgence.
    • Etc.

3. Réaliser un budget

Voici un modèle de budget que vous pourrez adapter à vos besoins :

Excel - 20 ko
Modèle de budget

4. Trouver le matériel via des prêts, des subventions et des commandites

« Rien n’est gratuit », vraiment ?
Pensez à réduire les dépenses. Lorsqu’une cause est bien expliquée et que des gens s’y associent, plusieurs d’entre eux seront enclins à vous offrir des services professionnels et du matériel gratuitement. Pour le reste, il est possible d’obtenir des dons en argent de la part d’individus et des commandites ou des subventions en argent de la part d’entreprises et des gouvernements.

A- Faites une liste des entités susceptibles de vous encourager et identifiez les besoins que vous adresserez à chacun d’eux : Individus, élus, ministères, organismes sans but lucratif, associations étudiantes, entreprises partageant vos valeurs, etc.

B- Faites une liste de ce que vous pouvez offrir en retour aux entités qui vous appuieront :

  • Visibilité sur un site Internet “classique”, sur les médias sociaux, etc. (Logo, hyperlien, nom des donateurs, photos, etc.)
  • Récit du projet dans un journal local ou scolaire à l’intérieur duquel vous les remercierez
  • Mention de leur appui dans votre communiqué de presse ou sur une affiche
  • Etc.

C- Hiérarchisez les entités ciblées : qui est le plus susceptible de vous répondre positivement ? Appelez l’entité et expliquez brièvement votre projet et la nature de votre appel. Assurez-vous de parler à la bonne personne et, s’il y a lieu, demandez à vous faire transférer à la personne en charge de ce type de demande. Si c’est impossible, demandez d’obtenir son nom et son adresse courriel ou postale. Si c’est possible, informez-vous de son intérêt à vous rencontrer pour en discuter, de la pertinence de lui envoyer une lettre relatant votre demande ou de son degré de réceptivité vis-à-vis de votre demande :

  • Vos arguments font partie de leurs priorités ou vous devriez réajuster votre approche afin de les intéresser ?
  • Votre demande est trop grosse et vous devriez la diminuer ?
  • Ce que vous offrez en retour leur convient ou, sinon, ont-ils des propositions ?
  • Etc. Cette étape n’est pas toujours possible, mais elle aide grandement à créer un premier contact et à obtenir de précieuses informations.

D- Si nécessaire, rédigez et envoyez une lettre dans laquelle les objectifs de votre projet, la nature de votre demande et ce que vous êtes en mesure d’offrir en retour sont clairement identifiés.

Voir le fichier ci-dessous « Modèle de demande de commandite » (C’est un exemple de demande relativement long et il est possible de faire ça beaucoup plus court, selon la nature du projet et de la demande).

PDF - 66.4 ko
Modèle de demande de commandite

E- Relancez les entités contactées : Entre environ deux semaines et un mois suivant l’adresse de votre demande, il est pertinent de relancer les entités contactées qui ne vous ont donné aucune réponse.

Plutôt que de se montrer insistant, vous pouvez simplement vous informer à savoir s’ils ont bien reçu votre demande (sinon leur renvoyer) et si oui, profitez-en pour demander s’ils ont une réponse. S’ils n’ont pas encore pris de décision, demandez-leur dans combien de temps vous pouvez espérer avoir une réponse, ce qui non seulement vous permettra de mieux planifier votre projet, mais qui en plus s’avérera pratique comme excuse pour les relancer lorsque le délai sera terminé.

F- Conclure l’entente officiellement : Parfois, il s’avère nécessaire de signer une entente de commandite. Si c’est le cas, voir le fichier simplifié « Modèle de lettre d’entente ».

PDF - 50.1 ko
Modèle de lettre d’entente

5. Planifier un scénario de réalisation

Il est très important de planifier un scénario de réalisation pour des raisons de sécurité, de communication et de logistique. Il s’agit de regrouper toutes les informations concernant le déroulement de votre action citoyenne sur un même document, le tout en ordre chronologique.

Lorsque vous réaliserez votre action citoyenne, il est possible que plusieurs tâches réalisées par des personnes différentes aient lieu en même temps. Afin de ne rien oublier et que l’activité se déroule bien, il est nécessaire que chaque personne ayant des tâches à réaliser ait une liste de « quoi faire quand, où, avec qui et avec quel matériel ou numéro de téléphone ? ». De plus, selon l’ampleur de votre projet il peut être utile qu’une personne ait pour seule responsabilité de s’assurer que chacune des tâches se déroule selon l’échéancier établi.

6. Dès qu’un bilan est produit, rédigez et envoyer des lettres de remerciements à tous ceux qui vous ont aidé

Il est très important de remercier les gens qui vous ont aidé ! Même si parfois les remerciements peuvent paraître informels, sachez que c’est un travail administratif relativement colossal de penser à tout le monde et de s’assurer de faire un suivi adéquat. La plupart des destinataires le savent et l’apprécient à sa juste valeur. De plus, ce genre de lettre peut être utile pour des demandes financières et des bilans.

Avant d’envoyer une lettre de remerciements à un destinataire, s’assurer d’avoir répondu à toute demande sur laquelle vous vous êtes préalablement entendus (bilan, budget final, parution d’articles dans le journal étudiant, visibilité, etc.).

À cet effet, voici un exemple de lettre de remerciements :

PDF - 45.8 ko
Modèle de lettre de remerciements
Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse Environnement Jeunesse